Manajemen Biaya

Pentingnya Project Cost Management

Pentingnya manajemen biaya harus diselaraskan dan menjadi bagian dari strategi pertumbuhan perusahaan, tantangannya adalah tidak hanya untuk biaya yang lebih rendah tetapi juga untuk 'keluar berinvestasi' pesaing pada pertumbuhan. Ada empat prinsip untuk mencapai hal ini melibatkan penggunaan penjualan ambisius dan target pertumbuhan laba, disesuaikan biaya target pengurangan, pemotongan biaya selektif dan kemampuan organisasi ditingkatkan.

Namun demikian, beberapa masalah dengan pemotongan biaya program karena biaya tahun 1980-an program memotong telah menjadi bagian integral dari kehidupan perusahaan dalam mencari keuntungan meningkat, itu tidak mengarah pada keuntungan sementara dalam efisiensi Namun, sementara membantu untuk memenuhi target laba mereka jarang menyebabkan peningkatan berkelanjutan dalam posisi kompetitif.

Pengertian Cost dan Project Cost Management

Manajemen dari biaya terkait kegiatan dicapai dengan mengumpulkan, menganalisis, mengevaluasi, dan pelaporan biaya informasi yang digunakan untuk penganggaran ,memperkirakan , peramalan , dan pemantauan biaya . Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau yang tidak dapat dihindari, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dapat juga diartikan sesuatu yang nantinya akan ditukarkan (dengan keuntungan tertentu). Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar. Manajemen Biaya proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek ini selesai dalam anggaran yang disetujui.

Proses Project Cost Management

Prinsip dasar dari Cost Management

Ada empat prinsip untuk menyelaraskan manajemen biaya dan pertumbuhan baris paling atas:

Prinsip Satu

a)      Gunakan target penjualan yang ambisius dan pertumbuhan laba untuk memotivasi kebutuhan, dan komitmen untuk, pertumbuhan berorientasi manajemen biaya.

b)      Gunakan target penjualan yang ambisius dan pertumbuhan laba untuk memotivasi kebutuhan, dan komitmen untuk, pertumbuhan berorientasi manajemen biaya.

Kebanyakan perusahaan tidak melihat manajemen biaya sebagai terkait dengan strategi perusahaan, atau sebagai platform untuk pertumbuhan. Misalnya sebuah perusahaan dengan pertumbuhan pendapatan yang solid sejarah tetapi dengan hanya sederhana pertumbuhan penjualan membutuhkan perubahan dalam kinerja, ini dapat dicapai dengan menetapkan menantang atas-dan bawah-line target sehingga perusahaan perlu biaya memotong dan meningkatkan penjualan untuk mencapai penghasilan yang diinginkan pertumbuhan. Jika pesaing mereka memiliki basis biaya yang lebih efisien mereka akan mencapai tingkat yang sama dari profitabilitas, tetapi juga akan dapat berinvestasi lebih banyak dalam pemasaran dan inovasi. Akhirnya konsisten di bawah investasi dalam pertumbuhan dibandingkan dengan pesaing dan mempertahankan daripada menurunkan biaya operasi akan mengakibatkan batas atas garis pertumbuhan dan erosi dari posisi bisnis dari waktu ke waktu.

Prinsip Dua  

a)      Penjahit pengurangan biaya target ke posisi biaya yang ada dan strategi bisnis masing-masing.

b)      Penjahit pengurangan biaya target ke posisi biaya yang ada dan strategi bisnis masing-masing.

Hal ini memerlukan target pertumbuhan untuk manajer di seluruh perusahaan untuk mencerminkan karakteristik bisnis yang, ini akan mempengaruhi berapa persen dari pendapatan yang meningkat akan datang dari pemotongan biaya dan apa yang dari atas-garis pertumbuhan di bisnis yang berbeda. Selain target pertumbuhan pendapatan yang ditetapkan oleh manager senior yang tiga faktor lain harus diperhitungkan ketika menetapkan target pengurangan biaya untuk bisnis apapun, mereka harus seimbang, dan tidak harus didahulukan:

a)                             Bagaimana tingkat biaya dibandingkan dengan orang-orang dari bisnis lain di perusahaan ?

b)                            Bagaimana tingkat biaya dibandingkan dengan orang-orang untuk pesaing?

c)                             Bagaimana tingkat biaya akan diperlukan untuk mendukung tingkat pertumbuhan diproyeksikan dan memastikan bahwa bisnis tersebut tidak 'keluar-investasi' pada pertumbuhan dengan pesaing?

Prinsip Tiga

a)      Membedakan antara 'baik' dan 'buruk' biaya.

b)      Membedakan antara 'baik' dan 'buruk' biaya.

Bagian paling penting dari pendekatan manajemen yang berorientasi pertumbuhan biaya dimulai setelah penghasilan dan biaya-pengurangan target telah ditetapkan. Tantangannya adalah untuk mengurangi biaya tetapi tidak kehilangan kemampuan kritis yang menjaga daya saing. Misalnya dengan menilai seluruh biaya penjualan, umum dan daerah administrasi dari inisiatif bisnis pemotongan biaya dapat membawa biaya bisnis sejalan dengan para pesaing, dan menciptakan dana untuk re-investasi dalam pertumbuhan.

Empat Prinsip

a)      Membuat kondisi yang tepat untuk manajemen biaya yang berkelanjutan.

b)      Membuat kondisi yang tepat untuk manajemen biaya yang berkelanjutan.

Membuat perubahan proses manajemen, organisasi dan kemampuan sering merupakan prasyarat untuk manajemen biaya terus menerus. Hal ini dapat dicapai dengan memperbaiki cara pelaporan keuangan dilakukan pada daerah biaya bisnis yang spesifik masing-masing, dan memastikan bahwa pemotongan biaya di satu area tidak akan menaikkan biaya di negara lain. Juga dengan berbagi dan mengkoordinasikan praktek bisnis terbaik dari masing-masing dalam perusahaan seluruh kelompok akan mendapatkan keuntungan dari setiap pengalaman orang lain.

Estimasi Biaya, Jenis-jenisnya dan Alat serta Tekniknya

Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Dalam sebuah estimasi biaya terdapat identifikasi dan pertimbangan dalam memperkirakan beberapa alternatif biaya untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Jumlah biaya yang akan dikeluarkan dan risiko harus dapat dipertimbangkan, misalnya seperti membuat keputusan untuk membeli suatu barang atau hanya menyewanya saja untuk keperluan proyek, berbagi sumber daya dalam rangka mengoptimalkan biaya dalam proyek. Biaya yang disusun akan memperhitungkan keseluruhan sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitas dan beberapa kategori spesial seperti faktor inflasi atau biaya contingency. Estimasi biaya merupakan penilaian kuantitatif yang mendekati untuk kebutuhan sumber daya dalam proyek. Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya: Analog atau perkiraan top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini.

Tahapan Manajemen Biaya Proyek

Cost estimating - membuat sebuah estimasi dari biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Cost budgeting - mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada tiap paket kerja untuk membuat sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.

Cost control -  mengendalikan perubahan dana proyek.

a)      COST ESTIMATING

Output penting dari tahapan ini adalah estimasi biaya. Sangat penting membangun cost management plan yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek.

Masalah-masalah Utama dalam Estimasi Biaya Proyek IT:

a)      Membuat estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besar merupakan pekerjaan yang cukup besar, mengingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek.

b)      Banyak orang melakukan estimasi dengan sedikit pengalaman akan pekerjaan yang berkaitan. Solusinya adalah cobalah untuk melakukan berbagai pelatihan dan mentoring.

c)       Setiap orang memiliki bias masing-masing akan estimasi. Solusinya berikan pertanyaan-pertanyaan kritis yang meyakinkan bahwa estimasi tidak bias.

d)      Manajemen menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasi sebenarnya. Manajer Proyek harus bisa bernegosiasi dengan sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang realistis.

b)      COST BUDGETING 

Input utama : WBS

Output utama : Garis dasar biaya

Garis dasar biaya adalah sebuah waktu-fase biaya yang para proyek manajer gunakan untuk mengukur dan memantau kemampuan harga.

c)       COST CONTROL

Proses dalam pengendalian biaya termasuk monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula. Earned value management merupakan salah satu alat penting dalam pengendalian biaya.

Earned Value Management (EVM)

EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya. Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu baseline (original plan plus approved changes). Dengan baseline dapat dievaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodik informasi aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM dapat optimal.

Istilah-Istilah dalam EVM:

a)      Planned Value (PV) - rencana porsi total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama perioda tertentu.

b)      Actual Cost (AC) -  biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama perioda tertentu.

c)       Earned Value (EV) - estimasi nilai (value) pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai, berdasarkan rate of performance ( RP), yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu.

d)      Cost Variance (CV) - variabel yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan.

e)      Schedule Variance (SV) -  variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih lambat dari yang direncanakan.

f)       Cost Performance Index (CPI)  - variabel yang dpt digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu.

g)      Schedule Performance Index (SPI) - variabel yang dpt digunakan untuk mengestimase waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu.