Cari Blog Ini

Selasa, 10 Januari 2012

Manajemen Ruang Lingkup

Project Scope Management
Merupakan acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya. Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat. Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek. Project Scope Management  atau  Batasan Proyek pun mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek.

Proses Project Scope Management
a)      Inisiasi - memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya.
b)      Scope planning - menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
c)      Scope definition - menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
d)    Membuat WBS - mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
e)      Scope verifikasi  - penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
f)       Scope Control  - Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.

Inisiasi Proyek
Adalah proses pemilihan proyek dalam rangka mendukung rencana strategis organisasi. Rencana strategis sebuah organisasi akan melibatkan tujuan jangka panjang organisasi tersebut. Sebuah Proyek IT harus mendukung strategi organisasi dengan memberikan keuntungan kompetitif termasuk keuntungn finansial didalamnya.

Rencana Strategis dan Pemilihan Proyek
Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.
a)      Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
b)      Identifikasi proyek potensial.
c)      Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
d)      Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa Perusahaan Investasi Pada IT
a)    Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi.
b)     Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
c)   Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi Proyek Potensial
a)      Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT.
b)      Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.
c)       Analisis Area Bisnis.
d)      Mendefinisikan proyek yang potensial.
e)      Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan.

Proses Rencana TI



Metode Pemilihan Proyek
Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.  Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :
a)      Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas.
b)      Kategorikan proyek tegnologi informasi.
c)      Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya.
d)      Menggunakan metode skor tertimbang.
e)      Menerapkan balanced sorecard.

Kategori Proyek TI
a)      Apakah proyek merupakan sebuah peluang agar organisasi lebih berkembang.
b)      Lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkanya proyek tersebut.
c)       Prioritas Proyek.

Analisis Keuangan Proyek
Pertimbangan keuangan seringkali merupakan aspek penting dari proses seleksi proyek. Tiga metode utama untuk menentukan nilai proyeksi keuangan proyek yaitu :
a)      Net present value (NPV) analysis.
b)      Return on investment (ROI).
c)       Payback analysis.

Weighted Scoring Model
a)   Weighted scoring model adalah alat yang menyediakan suatu proses yang sistematis untuk memilih proyek berdasarkan kriteria banyak.
b)      Semakin tinggi weight score semakin baik.
c)       Langkah-langkah dalam mengidentifikasi weighted scoring model :
a)      Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek.
b)      Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka menambahkan hingga 100%.
c)       Menetapkan skor untuk setiap kriteria proyek.
d)      Kalikan nilai dengan bobot untuk mendapatkan total weighted scores.

Balanced Scorecard
Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.
Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.
Project Charter dan Contohnya
a)      Setelah memutuskan apa proyek sedang mengerjakan apa, penting untuk membiarkan seluruh organisasi tahu.
b)    Project charter adalah sebuah dokumen yang secara formal mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan mengenai tujuan proyek dan manajemen.
c)     Kunci stakeholder proyek harus menandatangani proyek charter untuk mengakui perjanjian pada kebutuhan dan tujuan proyek.

Scope Planning and the Scope Statement
Scope Planning mengacu pada proses manajemen proyek yang mendefinisikan batas-batas dan kiriman. Matriks dasar dari sebuah analisis perencanaan ruang lingkup terdiri dari tiga kategori utama: Inisiasi, perencanaan, dan definisi, dengan dua kontrol kategori: Verifikasi , dan pengendalian perubahan diselingi antara tiga kategoriutama. Inisiasi masukan mengandung Program penyampaian deskripsi, perencanaan strategis, program seleksi kriteria , dan informasi historis. Alat dan teknik meliputi metode seleksi program dan penilaian ahli .Para Output dari inisiasi fase akan mencakup program piagam , identifikasi dan penugasan dari direktur program, dan identifikasi diketahui kendala dan asumsi . Kategori perencanaan mencakup deskripsi pada kiriman, piagam program, kendala, dan asumsi. Alat dan teknik yang terlibat dalam kategori ini meliputi analisis deliverable, manfaat / biayaanalisis, identifikasi alternatif. Kategori utama akhir termasuk pernyataan ruang lingkup, definisi asumsi dan kendala, dan output perencanaan lainnya dan informasi sejarah. Alat dan teknik yang terlibat meliputi pekerjaan struktur rincian template dan dekomposisi . Definisi output adalah pekerjaan kerusakan struktur, dan bagian lingkup didefinisikan dari rencana manajemen proyek.
Dua kontrol devisa, verifikasi dan pengendalian perubahan yang diselingi antara kategori utama perencanaan ruang lingkup. Verifikasi input adalah bekerja hasil , dan deliverable dokumentasi . Inspeksi adalah alat sendiri dan teknik.
Resmi penerimaan adalah output verifikasi, dan diperlukan untuk memajukan rencana manajemen proyek ke tingkat berikutnya.
Perubahan kontrol terletak antara perencanaan dan definisi. Input terdiri dari struktur kerja rincian, laporan kinerja , permintaan perubahan , dan rencana manajemen ruang lingkup. Alat dan teknik yang termasuk lingkup mengubah sistem kontrol , pengukuran kinerja dan perencanaan tambahan ketika diindikasikan. Output dari kontrol perubahan adalah perubahan dalam ruang lingkup, tindakan korektif , dan pelajaran yang dimasukkan dalam basis pengetahuan untuk pertimbangan manajemen  proyek lainnya.
Scope Statement dapat mengambil berbagai bentuk tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan dan sifat organisasi. Rincian Pernyataan lingkup deliverable proyek dan menjelaskan tujuan utama. Tujuan harus meliputi kriteria keberhasilan yang terukur untuk proyek tersebut.
Sebuah Scope Statement harus ditulis sebelum pernyataan kerja dan harus menangkap, dalam istilah yang sangat luas, produk dari proyek, misalnya, pernyataan ruang lingkup "mengembangkan sistem perangkat lunak berbasis untuk menangkap dan melacak pesanan untuk perangkat lunak." juga harus termasuk daftar pengguna menggunakan produk, serta fitur-fitur dalam produk yang dihasilkan.
Sebagai pernyataan dasar lingkup harus memuat:
a)      Nama proyek
b)      The project charter
c)       Pemilik proyek, sponsor, dan stakeholder
d)      Para pernyataan masalah
e)      Tujuan proyek dan sasaran
f)       Persyaratan proyek
g)      Proyek kiriman
h)      Proyek non-tujuan (apa yang keluar dari ruang lingkup)
i)        Milestones
j)        Perkiraan biaya
Dalam organisasi lebih berorientasi proyek pernyataan ruang lingkup juga mungkin mengandung bagian ini dan lainnya:
a)      Proyek ruang lingkup rencana pengelolaan
b)      Disetujui permintaan perubahan
c)       Proyek asumsi dan risiko
d)      Proyek kriteria penerimaan

The Work Breakdown Structure (WBS) dan Pendekatan Pengembangannya
WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

Prinsip Dasar Pembentukan WBS
Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS :
a)   Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.
b)      WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

Scope Control
Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

Sumber :

Tidak ada komentar:

Posting Komentar