Pada feasibility plan, estimasi global terhadap waktu proyek sudah didefinisikan. Namun permasalahannya adalah terkadang, dibutuhkan estimasi yang lebih tepat untuk menjamin kelancaran proyek dari awal sampai dengan akhirnya. Estimasi waktu ini masuk ke dalam bagian Project Time Management. Dalam estimasi waktu secara global, dasar pemikiran yang digunakan adalah:
durasi = banyaknya pekerjaan / sumberdaya yang tersedia
Lebih jauh dari estimasi global tersebut, ada beberapa pendekatan yang sering dilakukan untuk melakukan estimasi waktu secara lebih terperinci, yaitu:
Top-down Approach
a) Deduktif: mulai dari hal umum menuju spesifik.
b) Logis dan terstruktur.
Diktat Manajemen 45 Proyek IT
a) Ideal untuk penyusunan estimasi awal (seperti pada Feasibility plan) .
b) Perhitungan global dan tidak terperinci.
Bottom-up Approach
a) Induktif: mulai dari hal yang spesifik menuju hal yang umum.
b) Ideal untuk brainstorming (tukar pikiran).
c) Perkiraan terinci (langsung ke aktivitas tunggal).
d) Kombinasi kedua pendekatan di atas untuk estimasi dalam WBS.
Proses Manajemen Waktu Proyek
Dalam manajemen/pengelolaan waktu kerja, termasuk di dalamnya estimasi dan kontrol. Dengan menggunakan satu atau lebih media input, setelah diproses dengan teknik yang tersedia, akan diperoleh hasil estimasi yang dituangkan sebagai output proses estimasi, biasanya dalam bentuk penjadwalan proyek.
| Time Management Processes Manajemen Waktu Proses | ||
| Process Proses | Project Phase Proyek Tahap | Key Deliverables Kunci Deliverables |
| Define Activities Tentukan Kegiatan | Planning Perencanaan | Activity List, Milestone list Daftar Kegiatan, daftar Milestone |
| Sequence Activities Urutan Kegiatan | Planning Perencanaan | Project Schedule network diagrams Jadwal proyek jaringan diagram |
| Estimate Activity Resources Perkiraan Sumber Daya Kegiatan | Planning Perencanaan | Activity resource requirements, Aktivitas sumber daya persyaratan, Resource breakdown structure Sumber daya kerusakan struktur |
| Estimate Activity Durations Perkiraan Kegiatan Durasi | Planning Perencanaan | Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi |
| Develop Schedule Mengembangkan Jadwal | Planning Perencanaan | Project Schedule Jadwal Proyek |
| Control Schedule Kontrol Jadwal | Monitoring and Controlling Pemantauan dan Pengendalian | Work Performance measurements, Kinerja kerja pengukuran, Change Requests Perubahan Permintaan |
Definisi dan Susunan Aktifitas
| Define Activities Process Tentukan Proses Kegiatan | ||||
| Inputs Masukan | Tools and Techniques Alat dan Teknik | Outputs Output | ||
| Scope baseline Lingkup dasar | Decomposition Pembusukan | Activity list Aktivitas daftar | ||
| Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan | Rolling wave planning Gelombang bergulir perencanaan | Activity attributes Aktivitas atribut | ||
| Organizational process assets Proses Organisasi aset | Templates Template | Milestone list Milestone daftar | ||
| Expert judgment Ahli penilaian | ||||
| Sequence Activities Process Urutan Proses Kegiatan | ||||
| Inputs Masukan | Tools and Techniques Alat dan Teknik | Outputs Output | ||
| Project scope statement Proyek ruang lingkup pernyataan | Precedence diagram method (PDM) or AON Precedence Diagram metode (PDM) atau AON | Project schedule network diagrams Diagram jaringan jadwal proyek | ||
| Activity List Daftar Kegiatan | Applying leads and lags Menerapkan memimpin dan tertinggal | Project document updates Proyek dokumen update | ||
| Activity attributes Aktivitas atribut | Schedule Network Templates Jadwal Template Jaringan | |||
| Milestone list Milestone daftar | Dependency determination Ketergantungan tekad | |||
| Organizational process assets Proses Organisasi aset | ||||
| Estimate Activity Resources Process Perkiraan Sumber Daya Proses Kegiatan | ||
| Inputs Masukan | Tools and Techniques Alat dan Teknik | Outputs Output |
| Activity List Daftar Kegiatan | Expert judgment Ahli penilaian | Activity resource requirements Aktivitas sumber daya persyaratan |
| Activity attributes Aktivitas atribut | Alternative analysis Alternatif analisis | Resource breakdown structure Sumber daya kerusakan struktur |
| Resource calendars Sumber daya kalender | Published estimating data Diterbitkan memperkirakan Data | Project document updates Proyek dokumen update |
| Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan | Bottom-up estimating Bottom-up memperkirakan | |
| Organizational process assets Proses Organisasi aset | Project Management software Manajemen Proyek perangkat lunak | |
| Estimate Activity Durations Process Kegiatan Perkiraan Durasi Proses | ||
| Inputs Masukan | Tools and Techniques Alat dan Teknik | Outputs Output |
| Activity list Aktivitas daftar | Expert judgment Ahli penilaian | Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi |
| Activity attributes Aktivitas atribut | Analogous estimating Analog memperkirakan | Project document updates Proyek dokumen update |
| Activity resource requirements Aktivitas sumber daya persyaratan | Parametric estimating Parametrik memperkirakan | |
| Resource calendars Sumber daya kalender | Three-point estimates Tiga titik perkiraan | |
| Project scope statement Proyek ruang lingkup pernyataan | Reserve analysis Cadangan analisis | |
| Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan | ||
| Organizational process assets Proses Organisasi aset | ||
| Develop Schedule Process Mengembangkan Proses Jadwal | ||
| Inputs Masukan | Tools and Techniques Alat dan Teknik | Outputs Output |
| Organizational process assets Proses Organisasi aset | Schedule network analysis Jadwal analisis jaringan | Project Schedule Jadwal Proyek |
| Project scope statement Proyek ruang lingkup pernyataan | Critical path method Metode Kritis jalan | Schedule baseline Jadwal baseline |
| Activity List Daftar Kegiatan | Schedule Compression Jadwal Kompresi | Schedule data Data Jadwal |
| Activity attributes Aktivitas atribut | What-if scenario analysis Apa-jika skenario analisis | Project document updates Proyek dokumen update |
| Project Schedule Network diagram Jadwal Proyek Jaringan Diagram | Resource levelling Sumber daya meratakan | |
| Activity Resource requirements Kegiatan Sumber Daya persyaratan | Critical chain method Kritis Metode rantai | |
| Resource Calendars Sumber daya Kalender | Scheduling tool Penjadwalan alat | |
| Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi | Applying calendars Menerapkan kalender | |
| Project Management Plan - Rencana Manajemen Proyek - Risk Register Risiko Pendaftaran | Adjusting Leads and Lags Menyesuaikan Memimpin dan Lambannya | |
| Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan | ||
| Control Schedule Process Jadwal Kontrol Proses | ||
| Inputs Masukan | Tools and Techniques Alat dan Teknik | Outputs Output |
| Project management plan Rencana manajemen proyek | Performance reviews Kinerja ulasan | Work performance measurements Pekerjaan pengukuran kinerja |
| Project schedule Jadwal proyek | Variance analysis Analisis varians | Organizational process assets updates Aset proses organisasi update |
| Work performance information Pekerjaan informasi kinerja | Project management software Manajemen proyek perangkat lunak | Change requests Permintaan perubahan |
| Organizational process assets Proses Organisasi aset | Resource leveling Sumber daya meratakan | Project management plan updates Rencana pembaruan manajemen proyek |
| What-if scenario analysis Apa-jika skenario analisis | Project document updates Proyek dokumen update | |
| Adjusting leads and lags Menyesuaikan memimpin dan tertinggal | ||
| Schedule compression Jadwal kompresi | ||
| Scheduling tool Penjadwalan alat | ||
Analisis Matematika
Teknik-teknik yang biasa digunakan adalah:
a) CPM (Critical Path Method) - mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal.
b) GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) - mengevaluasi langkah kerja secara probabilistis dalam suatu jaringan kerja, dengan memperhitungkan bagaimana suatu aktivitas harus dilaksanakan (total, sebagian atau tidak sama sekali) sebelum suatu aktivitas lanjutan dapat dijalankan.
c) PERT (Program Evaluation and Review Technique) - menggunakan urutan logis dalam jaringan kerja ditambahkan dengan perhitungan probalistik pada durasi setiap aktivitas. Pada PERT biasa digunakan perhitungan distribusi rata-rata (mean distribution) untuk menghitung durasi setiap aktivitas.
GERT dan PERT jarang digunakan dewasa ini, tetapi estimasi dengan teknik yang menyerupai PERT dapat digunakan untuk CPM, yaitu untuk menghitung durasi rata-rata setiap aktivitas.
CPM (network planning)
Karakteristik sebuah diagram CPM adalah sebagai berikut:
a) Adanya sebuah critical path dalam sebuah jaringan kerja yang menggambarkan aktivitas berangkai serta menyatakan waktu tersingkat untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. Atau dengan kata lain jumlah aktivitas dengan waktu terpanjang pada suatu jaringan.
b) Apabila satu aktivitas pada jalur kritis ini mengalami penundaan maka waktu penyelesaian proyek keseluruhan juga akan mengalami penundaan.
c) Analisa aspek waktu secara menyeluruh dengan suatu logikasequensial (deterministis).
d) Fokus pada perhatian pada kemungkinan munculnya masalah dan indikasi utk mereduksi biaya dan delay atau disebut juga lag dalam CPM.
e) Elemen dalam CPM: aktivitas, durasi, dan kaitan logis (relationship).
Ada dua buah cara pembuatan CPM, yaitu:
a) Activity on Arrow (AOA): rangkaian aktivitas dituliskan pada panah, simpul (node) menunjukkan suatu peristiwa (event) tercapainya hasil akhir suatu aktivitas.
b) Activity on Node (AON): rangkaian aktivitas ditunjukkan pada simpul (node), panah menggambarkan arah dari aktivitas (dari aktivitas yang satu menuju aktivitas yang lain).
PERT
PERT adalah teknik estimasi yang menggunakan metode statistik. Teknik ini berbasis pada peristiwa (event oriented) untuk setiap aktivitas. Untuk setiap aktivitas dievaluasi waktu penyelesaian yang paling cepat (optimistis), paling lama (pesimistis) dan yang paling realistisnya. Dari data-data ini, kemudian dihitung distribusi rata-ratanya, dan dianggap sebagai nilai akhir yang paling memungkinkan. Dengan menggunakan teknik PERT maka estimasi akan lebih realistis karena mendasarkan perhitungan pada teori peluang dan variasinya.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar