Cari Blog Ini

Selasa, 10 Januari 2012

Manajemen Waktu

Pada feasibility plan, estimasi global terhadap waktu proyek sudah didefinisikan. Namun permasalahannya adalah terkadang, dibutuhkan estimasi yang lebih tepat untuk menjamin kelancaran proyek dari awal sampai dengan akhirnya. Estimasi waktu ini masuk ke dalam bagian Project Time Management. Dalam estimasi waktu secara global, dasar pemikiran yang digunakan adalah:
durasi = banyaknya pekerjaan / sumberdaya yang tersedia
 Lebih jauh dari estimasi global tersebut, ada beberapa pendekatan yang sering dilakukan untuk melakukan estimasi waktu secara lebih terperinci, yaitu:
Top-down Approach
a)      Deduktif: mulai dari hal umum menuju spesifik.
b)      Logis dan terstruktur.
Diktat Manajemen 45 Proyek IT
a)      Ideal untuk penyusunan estimasi awal (seperti pada Feasibility plan) .
b)      Perhitungan global dan tidak terperinci.
Bottom-up Approach
a)      Induktif: mulai dari hal yang spesifik menuju hal yang umum.
b)      Ideal untuk brainstorming (tukar pikiran).
c)       Perkiraan terinci (langsung ke aktivitas tunggal).
d)      Kombinasi kedua pendekatan di atas untuk estimasi dalam WBS.

Proses Manajemen Waktu Proyek
Dalam manajemen/pengelolaan waktu kerja, termasuk di dalamnya estimasi dan kontrol. Dengan menggunakan satu atau lebih media input, setelah diproses dengan teknik yang tersedia, akan diperoleh hasil estimasi yang dituangkan sebagai output proses estimasi, biasanya dalam bentuk penjadwalan proyek.

Time Management Processes Manajemen Waktu Proses
Process Proses
Project Phase Proyek Tahap
Key Deliverables Kunci Deliverables
Define Activities Tentukan Kegiatan
Planning Perencanaan
Activity List, Milestone list Daftar Kegiatan, daftar Milestone
Sequence Activities Urutan Kegiatan
Planning Perencanaan
Project Schedule network diagrams Jadwal proyek jaringan diagram
Estimate Activity Resources Perkiraan Sumber Daya Kegiatan
Planning Perencanaan
Activity resource requirements, Aktivitas sumber daya persyaratan,
Resource breakdown structure Sumber daya kerusakan struktur
Estimate Activity Durations Perkiraan Kegiatan Durasi
Planning Perencanaan
Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi
Develop Schedule Mengembangkan Jadwal
Planning Perencanaan
Project Schedule Jadwal Proyek
Control Schedule Kontrol Jadwal
Monitoring and Controlling Pemantauan dan Pengendalian
Work Performance measurements, Kinerja kerja pengukuran,
Change Requests Perubahan Permintaan


Definisi dan Susunan Aktifitas
Define Activities Process Tentukan Proses Kegiatan
Inputs Masukan
Tools and Techniques Alat dan Teknik
Outputs Output
Scope baseline Lingkup dasar
Decomposition Pembusukan
Activity list Aktivitas daftar
Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan
Rolling wave planning Gelombang bergulir perencanaan
Activity attributes Aktivitas atribut
Organizational process assets Proses Organisasi aset
Templates Template
Milestone list Milestone daftar
Expert judgment Ahli penilaian
Sequence Activities Process Urutan Proses Kegiatan
Inputs Masukan
Tools and Techniques Alat dan Teknik
Outputs Output
Project scope statement Proyek ruang lingkup pernyataan
Precedence diagram method (PDM) or AON Precedence Diagram metode (PDM) atau AON
Project schedule network diagrams Diagram jaringan jadwal proyek
Activity List Daftar Kegiatan
Applying leads and lags Menerapkan memimpin dan tertinggal
Project document updates Proyek dokumen update
Activity attributes Aktivitas atribut
Schedule Network Templates Jadwal Template Jaringan
Milestone list Milestone daftar
Dependency determination Ketergantungan tekad
Organizational process assets Proses Organisasi aset

Estimate Activity Resources Process Perkiraan Sumber Daya Proses Kegiatan
Inputs Masukan
Tools and Techniques Alat dan Teknik
Outputs Output
Activity List Daftar Kegiatan
Expert judgment Ahli penilaian
Activity resource requirements Aktivitas sumber daya persyaratan
Activity attributes Aktivitas atribut
Alternative analysis Alternatif analisis
Resource breakdown structure Sumber daya kerusakan struktur
Resource calendars Sumber daya kalender
Published estimating data Diterbitkan memperkirakan Data
Project document updates Proyek dokumen update
Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan
Bottom-up estimating Bottom-up memperkirakan
Organizational process assets Proses Organisasi aset
Project Management software Manajemen Proyek perangkat lunak

Estimate Activity Durations Process Kegiatan Perkiraan Durasi Proses
Inputs Masukan
Tools and Techniques Alat dan Teknik
Outputs Output
Activity list Aktivitas daftar
Expert judgment Ahli penilaian
Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi
Activity attributes Aktivitas atribut
Analogous estimating Analog memperkirakan
Project document updates Proyek dokumen update
Activity resource requirements Aktivitas sumber daya persyaratan
Parametric estimating Parametrik memperkirakan
Resource calendars Sumber daya kalender
Three-point estimates Tiga titik perkiraan
Project scope statement Proyek ruang lingkup pernyataan
Reserve analysis Cadangan analisis
Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan
Organizational process assets Proses Organisasi aset

Develop Schedule Process Mengembangkan Proses Jadwal
Inputs Masukan
Tools and Techniques Alat dan Teknik
Outputs Output
Organizational process assets Proses Organisasi aset
Schedule network analysis Jadwal analisis jaringan
Project Schedule Jadwal Proyek
Project scope statement Proyek ruang lingkup pernyataan
Critical path method Metode Kritis jalan
Schedule baseline Jadwal baseline
Activity List Daftar Kegiatan
Schedule Compression Jadwal Kompresi
Schedule data Data Jadwal
Activity attributes Aktivitas atribut
What-if scenario analysis Apa-jika skenario analisis
Project document updates Proyek dokumen update
Project Schedule Network diagram Jadwal Proyek Jaringan Diagram
Resource levelling Sumber daya meratakan
Activity Resource requirements Kegiatan Sumber Daya persyaratan
Critical chain method Kritis Metode rantai
Resource Calendars Sumber daya Kalender
Scheduling tool Penjadwalan alat
Activity duration estimates Kegiatan perkiraan durasi
Applying calendars Menerapkan kalender
Project Management Plan - Rencana Manajemen Proyek -
Risk Register Risiko Pendaftaran
Adjusting Leads and Lags Menyesuaikan Memimpin dan Lambannya
Enterprise environmental factors Faktor lingkungan perusahaan

Control Schedule Process Jadwal Kontrol Proses
Inputs Masukan
Tools and Techniques Alat dan Teknik
Outputs Output
Project management plan Rencana manajemen proyek
Performance reviews Kinerja ulasan
Work performance measurements Pekerjaan pengukuran kinerja
Project schedule Jadwal proyek
Variance analysis Analisis varians
Organizational process assets updates Aset proses organisasi update
Work performance information Pekerjaan informasi kinerja
Project management software Manajemen proyek perangkat lunak
Change requests Permintaan perubahan
Organizational process assets Proses Organisasi aset
Resource leveling Sumber daya meratakan
Project management plan updates Rencana pembaruan manajemen proyek
What-if scenario analysis Apa-jika skenario analisis
Project document updates Proyek dokumen update
Adjusting leads and lags Menyesuaikan memimpin dan tertinggal
Schedule compression Jadwal kompresi
Scheduling tool Penjadwalan alat


Analisis Matematika
Teknik-teknik yang biasa digunakan adalah:
a)      CPM (Critical Path Method) - mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal.
b)      GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) -  mengevaluasi langkah kerja secara probabilistis dalam suatu jaringan kerja, dengan memperhitungkan bagaimana suatu aktivitas harus dilaksanakan (total, sebagian atau tidak sama sekali) sebelum suatu aktivitas lanjutan dapat dijalankan.
c)       PERT (Program Evaluation and Review Technique) -  menggunakan urutan logis dalam jaringan kerja ditambahkan dengan perhitungan probalistik pada durasi setiap aktivitas. Pada PERT biasa digunakan perhitungan distribusi rata-rata (mean distribution) untuk menghitung durasi setiap aktivitas.
GERT dan PERT jarang digunakan dewasa ini, tetapi estimasi dengan teknik yang menyerupai PERT dapat digunakan untuk CPM, yaitu untuk menghitung durasi rata-rata setiap aktivitas.

CPM (network planning)
Karakteristik sebuah diagram CPM adalah sebagai berikut:
a)      Adanya sebuah critical path dalam sebuah jaringan kerja yang menggambarkan aktivitas berangkai serta menyatakan waktu tersingkat untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. Atau dengan kata lain jumlah aktivitas dengan waktu terpanjang pada suatu jaringan.
b)      Apabila satu aktivitas pada jalur kritis ini mengalami penundaan maka waktu penyelesaian proyek keseluruhan juga akan mengalami penundaan.
c)       Analisa aspek waktu secara menyeluruh dengan suatu logikasequensial (deterministis).
d)      Fokus pada perhatian pada kemungkinan munculnya masalah dan indikasi utk mereduksi biaya dan delay atau disebut juga lag dalam CPM.
e)      Elemen dalam CPM: aktivitas, durasi, dan kaitan logis (relationship).
 Ada dua buah cara pembuatan CPM, yaitu:
a)      Activity on Arrow (AOA): rangkaian aktivitas dituliskan pada panah, simpul (node) menunjukkan suatu peristiwa (event) tercapainya hasil akhir suatu aktivitas.
b)      Activity on Node (AON): rangkaian aktivitas ditunjukkan pada simpul (node), panah menggambarkan arah dari aktivitas (dari aktivitas yang satu menuju aktivitas yang lain).
PERT
PERT adalah teknik estimasi yang menggunakan metode statistik. Teknik ini berbasis pada peristiwa (event oriented) untuk setiap aktivitas. Untuk setiap aktivitas dievaluasi waktu penyelesaian yang paling cepat (optimistis), paling lama (pesimistis) dan yang paling realistisnya. Dari data-data ini, kemudian dihitung distribusi rata-ratanya, dan dianggap sebagai nilai akhir yang paling memungkinkan. Dengan menggunakan teknik PERT maka estimasi akan lebih realistis karena mendasarkan perhitungan pada teori peluang dan variasinya.

Sumber :

Tidak ada komentar:

Posting Komentar