Integrasi Manajemen Proyek Yang Baik
Interaksi antara proses-proses individu membutuhkan integrasi efektif dalam Manajemen Proyek .Tidak ada cara tunggal untuk mengelola proyek. Manajemen Proyek yang berpengalaman dalam praktek menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan proses unik untuk setiap situasi, tergantung pada keadaan tersebut, variabel, dan tujuan. Kenyataan bahwa suatu proses tertentu atau teknik yang tidak digunakan dalam suatu proyek tidak berarti bahwa itu tidak dianggap. Sebaliknya, Proyek Integrasi Manajemen dan Tim Manajemen dibebankan dengan menilai penerapan semua proses dan tingkat pelaksanaan yang dianggap tepat untuk keberhasilan proyek saat merumuskan keseluruhan Proyek Integrasi Rencana Pengelolaan. Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan segala poses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek. Di bawah ini adalah ringkasan dari apa yang melibatkan manajemen proyek integrasi.
Kunci sukses keseluruhan proyek :
a) Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung.
b) Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan.
c) Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak.
d) Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface .
e) Manajemen (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek.
Proses dan Keseluruhan Integrasi Manajemen
Integrasi manajemen melibatkan tujuh proses.
a) Proses pertama adalah pengembangan piagam proyek. Piagam memulai proyek proyek. Dokumen ini memberi wewenang proyek untuk mendapatkan berlangsung. Proyek charter negara tujuan proyek dan nama manajer proyek. Hal ini biasanya tidak lebih dari satu halaman panjang.
b) Proses kedua adalah pengembangan ruang lingkup pernyataan awal. Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam unsur manajemen lingkup PMBOK. Pernyataan lingkup mendefinisikan apa dan apa yang bukan bagian dari proyek. lingkup laporan Yah-pasti akan menampilkan semua dan hanya bekerja terlibat dengan suatu proyek tertentu.
c) Proses ketiga dalam manajemen integrasi merupakan pengembangan dari rencana proyek. Rencana proyek meliputi project charter, definisi proyek, tujuan proyek, anggaran proyek, jadwal proyek, sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek, pendekatan, rencana pengelolaan, dan penilaian risiko awal.
d) Proses keempat yang terlibat adalah mengarahkan dan pemantauan pelaksanaan proyek. Ini adalah ketika proyek benar-benar akan berlangsung. Produk yang dihasilkan selama fase ini meliputi produk deliverable akhir. Jika proyek ini di TI, deliverable akan menjadi program perangkat lunak.
e) Proses kelima adalah pekerjaan proyek harus dipantau dan dikendalikan. Salah satu aspek penting dari proses ini mengarah pada manajemen perubahan. Permintaan untuk perubahan proyek dapat dilakukan selama siklus hidup proyek. Jika permintaan ini tidak dimonitor dan dikontrol, maka kualitas proyek dapat dikompromikan. Sebuah tim harus dibentuk dalam rangka untuk mengawasi permintaan perubahan dan penerapan perubahan. Proses ini berkaitan erat dengan proses keenam, yakni mengontrol perubahan yang terintegrasi.
f) Pada proses ketujuh, proyek harus ditutup bila telah selesai. Penutupan proyek melibatkan meninjau proses, keberhasilan dan defisit yang ditemukan selama siklus hidup proyek. Selama fase ini, sebuah pelajaran dokumen yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek.
Integrasi Manajemen Proyek
Risiko Kondisi
a) Perencanaan yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya.
b) Kurangnya tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan.
c) Kurangnya manajemen proyek secara menyeluruh.
d) Tidak memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek.
Resiko akibat Event
a) Tidak adanya atau mulai akhir manajemen proyek terpadu.
b) Classic manajemen proyek kegagalan dan kekacauan.
c) Kecelakaan Proyek.
d) berhenti bekerja.
Kerangka Kerja Integrasi Manajemen Proyek
Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentuk proposal.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemen proyek.
Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge)meliputi: :
a) Manajemen integrasi proyek - pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan baik.
b) Manajemen ruang lingkup proyek - dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.
c) Manajemen waktu - mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya.
d) Manajemen biaya - meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.
e) Manajemen mutu - dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).
f) Manajemen sumber daya manusia (SDM) - mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek.
g) Manajemen komunikasi proyek - perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik.
h) Manajemen resiko - mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.
i) Manajemen pengadaan - mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.
Contoh Outline Untuk Software Project Management Plan
Analisis Stakeholder dan Contohnya
STAKEHOLDERS ANALYSIS
Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
a) nama dan organisasi stakeholder;
b) peranannya dalam proyek;
c) fakta-fakta unik mengenai stakeholder;
d) level keterlibatannya dan
e) ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder.
Contohnya :
Mengelola Proyek Eksekusi
a) Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan.
b) Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek.
c) Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.
Keterampilan Penting Dalam Eksekusi Proyek
a) Kepemimpinan
b) Komunikasi
c) Politik
d) Kemampuan menggunakan tools dan techniques :
a) Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yang benar.
b) Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan.
c) Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek.
Alat dan Teknik Eksekusi Proyek
a) Metodologi manajemen proyek
b) Manajemen proyek sistem informasi
Integrated Change Control dan Process Pada Proyek TI
Integrated Change Control
Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle. Tujuan utama pengendalian perubahan
a) Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality).
b) Menentukan apakah perubahan sudah terjadi.
c) Mengelola perubahan yang terjadi
Kontrol Perubahan Dalam Proyek IT
a) Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya.
b) Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.
c) Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan.
d) Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.
Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)
Sistem Kontrol Perubahan
a) Proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah.
b) Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut.
c) Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya
Change Control Board
a) Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
b) Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi.
c) Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.
Manajemen Konfigurasi
a) Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang dihasilkan sudah benar dan lengkap.
b) Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk.
c) Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan.
d) Konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement.
Sumber :
شركة تنظيف مكيفات بالرياض
BalasHapusشركة كشف تسربات المياه بالدمام
شركة كشف تسربات المياه بالاحساء
شركة تنظيف مجالس بالاحساء
شركة شراء الاثاث المستعمل بالرياض
شركة تنظيف بالرياض
شركة تخزين اثاث بالرياض
شركات مكافحة الحمام بالاحساء
شركة تعقيم و تطهير بحي العمامرة